Documenteren: Slim of overbodig?
Hoewel documenteren in de vloeren branche een verplicht onderdeel is, wordt er in de praktijk vaak weinig gehoor aan gegeven. Veel vakmensen, van stoffeerders tot parketleggers, tegelzetters en vloergieters vinden het omslachtig, overdreven en onnodig. Vooral de oude garde ziet het als tijdsverspilling, terwijl de jongere generatie het kopieert van de oude garde. Maar is dat wel verstandig?
Waarom documenteren cruciaal is
Documenteren lijkt misschien een extra administratieve last, maar het kan je redding zijn in een juridisch geschil. Zonder gedegen registratie sta je met lege handen als er problemen ontstaan. Stel je voor: een klant klaagt over holle plekken in een parketvloer. Je weet dat je een vochtmeting hebt gedaan en de juiste materialen hebt gebruikt, maar zonder bewijs is jouw woord slechts een aanname. Een gerechtelijk deskundige kan dan bevindingen presenteren die jouw positie verzwakken.
Laten we dit illustreren met een praktijkvoorbeeld.
Een casus uit de praktijk
Een parketlegger installeert volverlijmd op een zandcement dekvloer een 26cm brede eiken duoplank en beweert dat hij vooraf een vochtmeting heeft gedaan, met een waarde van 1,7%. Enkele maanden later wordt een gerechtelijk deskundige ingeschakeld, die via een CM-meting 2,2% restvocht vaststelt. De advocaat van de klant stelt kritische vragen:
- Welke vochtmeter heb je gebruikt?
- Hoe vertaal je de digitale meting naar procenten?
De parketlegger heeft geen sluitend antwoord. Dit ondermijnt zijn geloofwaardigheid.
Daarnaast beweert de parketlegger dat hij een polyurethaan primer heeft gebruikt. De deskundige kan echter in de microscopische analyse geen sporen van deze primer vinden. Vervolgens wordt de parketlegger geconfronteerd met zijn lijmgebruik:
- Welke lijmkam heb je gebruikt?
- Wat was het lijmverbruik per vierkante meter?
De deskundige toont bewijzen dat er een verkeerde vertanding is gebruikt en dat het verbruik lager lag dan beweerd. De vloer heeft daardoor onvoldoende hechting, wat de holle plekken verklaart. De advocaat vraagt tenslotte of er normen zijn voor holle ruimtes onder een verlijmde vloer. De parketlegger zegt van niet, maar de deskundige wijst op de richtlijn dat minimaal 80% van de vloer gelijkmatig verlijmd moet zijn.
De rechtbank gaat in beraad. Wat denk je dat de uitspraak wordt?
Wees slim, documenteer!
Het probleem in deze casus is niet alleen de technische uitvoering, maar vooral het gebrek aan documentatie. Hadden er meetrapporten, foto’s en duidelijke werknotities bestaan, dan had de parketlegger zijn standpunt kunnen onderbouwen. Dit toont aan hoe belangrijk het is om je werkzaamheden vast te leggen.
Hoe kun je effectief documenteren?
- Vochtmetingen noteren – Gebruik een betrouwbare indicatie meter om de vochtwaardes snel in kaart te brengen. Gebruik een CM-meter om de exacte waardes te meten. Leg alle waarden vast met foto’s.
- Materiaalgebruik registreren – Noteer merk, type en batch. Het verbruik van primers, lijm en de daarvoor te gebruiken gereedschappen.
- Stap voor stap foto’s maken – Een beeld zegt meer dan duizend woorden.
- Opleveringsrapporten ondertekenen – Laat klanten akkoord gaan met de staat van de vloer.
- Opslag in de cloud – Zorg dat alles veilig en toegankelijk blijft.
Documenteren is kennis én bescherming
Documenteren is geen tijdsverspilling, maar een investering in je vakmanschap en juridische bescherming. Voer je werk uit met kennis en kunde, en zorg dat je altijd bewijs hebt van je professionaliteit. Zo voorkom je vervelende verrassingen en sta je sterker in elke situatie.